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新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、多くの企業がテレワークに着目する中、「契約書類等にハンコを押すために出社する」という課題もクローズアップされた。例えば、社内決裁フローなどにおいて押印が求められ、その対応のため出社を余儀なくされるケースだ。政府もこうした課題を認識し、「脱ハンコ」を後押しする政策を打ち出した。この動きに企業も呼応し、多様なビジネス現場で脱ハンコの流れが加速している。そこで関心を集めるのが「電子契約サービス」と「ワークフローシステム」の導入だ。両者をつなぐサービスとして、日本ユニシスの提供する「Uni-ContRact」への期待も高まっている。こうした中、ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」とUni-ContRactの連携が2020年7月にスタート。脱ハンコを起点とした快適なテレワークの実現と、さらなる働き方改革をサポートする仕組みが今、着実に進化しつつある。
「脱ハンコ＋テレワーク」の環境を実現
新型コロナウイルスの感染拡大により、企業の業務やワークスタイルは大きな影響を受けた。その対応策とされたテレワーク普及の中で浮かび上がった課題も多い。象徴的な例として、しばしば指摘されるのがハンコである。「押印のためだけに出社しなければならない」という嘆きの声はさまざまなメディアでも取り上げられ、政府は「脱ハンコ」に向けて政策のかじを切った。2020年9月には、河野太郎行政改革・規制改革相が全府省に対してハンコの廃止を要請。民間からの申請手続きなどについて押印を原則廃止するように通知した。多くのビジネスパーソンは、この方向を歓迎しているように見える。そして、企業も動き始めている。ハンコに代わる手段として「電子契約サービス」への関心が高まっているのだ。
電子契約とは、紙の文書に押印するのではなく電子文書に電子署名する方式で、契約締結にかかる手間や時間の短縮に加え、印紙税や送料などのコスト削減効果も期待されている。また、一元的な管理が可能となるため内部統制上の効果も期待できる。
この電子契約サービス市場で大きな存在感を示しているのが、ワンビシアーカイブズの提供する電子契約サービス「WAN-Sign」。情報資産管理分野で豊富な経験と実績を有する同社は、「情報資産を守る」「便利に活用する」の両面で多くの企業をサポートしてきた。金融機関や官公庁をはじめ、セキュリティ意識の高い分野を中心に、約4000の顧客企業・団体にサービスを提供。デジタル化の流れにも積極的に対応し、利便性とセキュリティを両立する多彩なサービスを展開している。
営業本部 営業開発部
福場 貴氏
「WAN-Signは厳しいセキュリティ要件に対応し、当社が培った文書管理ノウハウを搭載した電子契約サービスです。政府の積極的な姿勢を背景に、新型コロナ以降、お客さまからは前期比9倍の問い合わせをいただいています」と語るのは、ワンビシアーカイブズの福場貴氏である。
一方、ニューノーマル時代を見据えて、「ワークフローシステム」への期待も高まっている。ワークフローとは、業務における一連の流れを指す。営業担当者による受注を例にとると、「担当者による登録、各種書類作成」→「上長の承認」→「部門長の承認」→「相手先との契約」といった流れがある。多様な組織の意思決定方法に応じて、稟議や決裁の流れも複雑に設定されるケースもある。こうした業務の流れをITでサポートするワークフローシステムは、大企業を中心とした企業間での普及が進んでいる。しかし、このシステムは基本的に社内業務のサポートに主眼が置かれ、社内と社外とをデジタルでつなぐ電子契約サービスとワークフローシステムは通常切り離されている。これが非効率の要因になっていた。こうした課題に対応し、両方のシステムをシームレスにつなぐのが、日本ユニシスの「Uni-ContRact」である。ワンビシアーカイブズと日本ユニシスは2020年7月、WAN-SignとUni-ContRactとのサービス連携をスタートさせ、業務のさらなるデジタル化と効率化、そして「脱ハンコ＋テレワーク」環境の実現に向けてまさに走り出している。
ワークフローシステムと電子契約システムをシームレスにつなぐ
ソリューションサービス本部
経営基盤サービス部
向井利沙
「通常、契約の流れとしては、まず社内照査や決裁が行われます。ここまでは、ワークフローシステム上で業務を進める企業が多いと思います。しかし、決裁後、担当者は新たに別の電子契約サービスに契約内容などを登録し、取引先などの契約相手に署名依頼を送信します。つまり、担当者はワークフローシステムと電子契約サービスそれぞれ情報を入力しなければなりません。これでは二度手間となってしまいます」と日本ユニシスの向井利沙は話す。
社内と社外のつなぎ目をなくした自動連携を実現する――。これが、Uni-ContRactの考え方である。契約書に関する照査や、決裁から契約締結、さらに契約書保存に至る社内外をまたがる業務は、Uni-ContRactによって一本の流れになる。
Uni-ContRact導入の効果は大きく3つある。第1に、照査から契約締結までをシームレス、かつ、ペーパーレスでつなぐことで時間や場所に捉われない働き方が可能となる点だ。利用者は、それぞれがPCやモバイル端末でアクセスして参照、あるいは電子署名などを行うことができる。これによって、二重入力の解消や利便性が向上し、さらなる業務効率化の推進も実現する。第2に、ワークフローシステムでの一元管理が行えるだけでなく社内照査のステータスや契約書状況なども可視化できる点、そして第3に、充実したドキュメント管理機能によって関連書類を一元管理し、内部統制の強化を図ることが可能となる点だ。
「Uni-ContRact」が実現する脱ハンコの業務フローイメージ
Techマーケ＆デザイン企画部
クロスTech企画室 働き方改革企画課
宇田川起司
ソリューションサービス本部
経営基盤サービス部
田倉昇
ワークフローシステムと電子契約サービスの国内市場は、すでに一定の市場規模に成長している。Uni-ContRactは、両者のさまざまなシステムやサービスをつなぐ役割を担う。ワークフローシステムでは「eValue NS」と「POWER EGG」の2つが対象となり、電子契約サービスとしては、WAN-Signと「DocuSign Agreement Cloud」、「GMO 電子印鑑Agree」の3つが対象となる。日本ユニシスの宇田川起司は「今後、働き方改革の推進と企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の実現に向けてUni-ContRactの接続対象をさらに広げていく予定です」と意欲的だ。
Uni-ContRractをハブとするビジネスエコシステムの拡大は、開発初期からの狙いである。Uni-ContRactは当初、ワークフローシステムのeValue NSと電子契約サービスのDocuSignを1対1でつなぐサービスとしてスタートし、WAN-Signをはじめ徐々に対象が広がっている。
「電子契約とワークフロー、それぞれ1つしか選べなければ、お客さまにとっては不便です。これらをつなぐサービスの価値を高めるためには両側で多くの選択肢を用意することが重要です。そのために、Uni-ContRactには両側の個性の違いを吸収するような仕組みを実装しました」と日本ユニシスの田倉昇は話す。
ワークフローシステムと電子契約サービスの国内市場は、すでに一定の市場規模に成長している。Uni-ContRactは、両者のさまざまなシステムやサービスをつなぐ役割を担う。ワークフローシステムでは「eValue NS」と「POWER EGG」の2つが対象となり、電子契約サービスとしては、WAN-Signと「DocuSign Agreement Cloud」、「GMO 電子印鑑Agree」の3つが対象となる。日本ユニシスの宇田川起司は「今後、働き方改革の推進と企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の実現に向けてUni-ContRactの接続対象をさらに広げていく予定です」と意欲的だ。
Techマーケ＆デザイン企画部
クロスTech企画室 働き方改革企画課
宇田川起司
Uni-ContRractをハブとするビジネスエコシステムの拡大は、開発初期からの狙いである。Uni-ContRactは当初、ワークフローシステムのeValue NSと電子契約サービスのDocuSignを1対1でつなぐサービスとしてスタートし、WAN-Signをはじめ徐々に対象が広がっている。
ソリューションサービス本部
経営基盤サービス部
田倉昇
「電子契約とワークフロー、それぞれ1つしか選べなければ、お客さまにとっては不便です。これらをつなぐサービスの価値を高めるためには両側で多くの選択肢を用意することが重要です。そのために、Uni-ContRactには両側の個性の違いを吸収するような仕組みを実装しました」と日本ユニシスの田倉昇は話す。
Uni-ContRactの接続対象をさらに広げる
Uni-ContRactの大きな特長は、既存の社内システムに大きな改修を加えることなく、容易かつスピーディーに接続対象となるシステムやサービスを追加することができる点にある。宇田川はこう述べる。
「お客さまからは、『用途に応じて複数の電子契約サービスを使い分けたい』との声を聞くこともあります。このニーズに対応するためにも、Uni-ContRactの接続対象を増やす必要があります。今後、Uni-ContRactのシステムとしての柔軟性、拡張性といった強みが生きてくると思います」
システム／サービス間連携による利便性の向上は、ワンビシアーカイブズにとっても重要なテーマだ。同社の考え方は、今回実現したパートナーシップにも見て取れるが、福場氏はさらに将来を見据えている。「電子署名には立会人型と当事者型という2つのタイプがあり、WAN-Signは両方のサービスを提供しています。立会人型は手軽に使えることもあり、かなり活用されるようになりました。本人性の担保という観点では、契約当事者が第三者認証局の審査を受けて発行される電子証明書を用いる当事者型が理想的ですが、現状ではあまり普及していません」
その要因の1つは、各電子契約サービス間の互換性がないことだという。この課題の解消に向けて、ワンビシアーカイブズは動いた。「WAN-SignはGMO 電子印鑑Agreeとの相互接続を近く予定しています。WAN-Signのお客さまにとっても、Uni-ContRactのお客さまにとってもメリットのあることだと思います」と福場氏は語る。
日本ユニシスもまた、接続対象の拡大だけでなく、利便性を一層高めるためにさまざまな施策を検討している。例えば、Uni-ContRactを支えるインフラ面だ。Uni-ContRactは、Microsoft Azure上で動いているが、ニーズがあればインフラの選択肢を増やすこともあり得ると宇田川は言う。「例えば、クラウドではなく、オンプレミス環境で動かしたいというニーズもあるかもしれません。そうした要望が多ければ、私たちとしても検討しなければなりません」。多様な企業の声に耳を傾けながら、日本ユニシスはUni-ContRactをさらに進化させようとしている。もちろん、ワンビシアーカイブズも同じ思いを共有している。今後の展開に期待したい。